Information om behandling av personuppgifter

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
(Information enligt dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Från den 25 maj 2018 gäller inom EU en ny lag om behandling av personuppgifter – dataskyddsförordningen (GDPR). Syftet med den nya lagstiftningen är att stärka skyddet av enskilda personers personuppgifter
Stiftelsen Anna Ahrenbergs fond för vetenskapliga m.fl. ändamål, org nr 857200-0266, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i samband med ansökan om anslag eller stipendium.

VARFÖR OCH NÄR ANVÄNDER STIFTELSEN DINA PERSONUPPGIFTER?
I stiftelsens verksamhet ingår att inhämta, registrera, behandla och lagra information om dig (personuppgifter) som sökande för att pröva din ansökan.
Stiftelsen kommer bara att använda personuppgifterna om det finns rättsligt stöd att göra det såsom när
• du lämnat ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas,
• det är nödvändigt för att fullgöra avtal med dig,
• det är nödvändigt för att stiftelsen ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse tex enligt bokföringslagen eller för rapportering till t ex tillsynsmyndigheten (Länsstyrelsen) eller Skatteverket.
Stiftelsen samlar in informationen direkt från dig i samband med din ansökan bl a för följande ändamål
• registrera och diarieföra din ansökan,
• bedöma om anslag ska beviljas,
• göra sammanställningar som utgör underlag för beslut,
• bevilja anslag,
• göra utskick av avslags-/beviljningsbrev,
• verkställa utbetalning av anslag,
• ta ställning till om besked ska lämnas till den som inkommit med ansökan som inte beviljats,
• följa upp utbetalade anslag, s.k. återrapportering,
• föra statistik för utbetalade anslag,

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR STIFTELSEN?
Stiftelsen behandlar de personuppgifter som lämnas i ansökan t. ex.
• grundläggande personuppgifter, t.ex. ditt namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, civilstånd, bankkontonummer, bankgiro-/plusgironummer, hemvist
• information om din utbildning, yrke, kunskap och erfarenhet
• finansiell information, t.ex. inkomst, tillgångar, säkerheter och skulder
• information om din familj och ditt hushåll
• identitetsdokumentation, t.ex. personbevis

Känsliga personuppgifter*
Stiftelsen registrerar känsliga personuppgifter endast när vi behöver göra det för att kunna avgöra om du är berättigad till anslag från stiftelsen eller inte. Stiftelsen begär då ditt uttryckliga samtycke vilket framgår av ansökningsblanketten.

Känsliga personuppgifter som vi kan komma att registreras utgörs av:
• information om din hälsa och din genetiska bakgrund, t.ex. sjukdom, handikapp

Stiftelsen kan kräva in läkarintyg eller annan handling som styrker behov.

*Med känsliga personuppgifter avses personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller personliga läggning.

VEM DELAR STIFTELSEN DINA PERSONUPPGIFTER MED?
Stiftelsen kan inhämta uppgifter om dig från andra t ex från offentliga register.
Stiftelsen lämnar under vissa omständigheter även uppgifter till andra utanför stiftelsen, t ex till
• Danske Bank för administration och utbetalning,
• myndigheter enligt lag, bland annat till Skatteverket och Länsstyrelsen,
• stiftelsens revisorer,
• skolor och universitet i samband med utbetalning av stipendier,
• leverantörer av datatjänster i samband med IT-utveckling, drift och teknisk support,
• särskild kommitté / utdelningsråd i samband med delegation av förvaltningsuppgift i stiftelsen om stiftaren så föreskrivit.

 

 

HUR LÄNGE SPARAR STIFTELSEN DINA PERSONUPPGIFTER?
Stiftelsen sparar på dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för varje enskilt ändamål.

• Blir du inte beviljad anslag kommer dina ansökningshandlingar att raderas senast vid utgången av närmaste räkenskapsår.
• Kommer din ansökan stiftelsen tillhanda efter ansökningsperiodens utgång kan stiftelsen välja att ändock behandla din ansökan eller förstöra den.
• Stiftelsen har en skyldighet enligt bokföringslagen att bevara räkenskapsinformation i sju år. Med räkenskapsinformation kan avses din ansökan, stiftelsens beslutsprotokoll om beviljade anslag m.m.
• Stiftelsen har en skyldighet enligt skattelagstiftningen att bevara underlag i fem år för sin uppgiftsskyldighet och för kontroll av den.

VILKA RÄTTIGHETER HAR DU NÄR DET GÄLLER DINA PERSONUPPGIFTER?
Information om dina personuppgifter
Du kan få information om de personuppgifter som stiftelsen registrerat och använder, var de kommer ifrån och vad stiftelsen använder dem till. Du kan få information om hur länge stiftelsen lagrar dina uppgifter och vilka som är mottagare av dina personuppgifter och om stiftelsen lämnar ut personuppgifter.
Rätt att göra invändningar
Du har under vissa omständigheter rätt att invända mot hur stiftelsen använder dina personuppgifter.
Rättelse eller radering
Om uppgifterna är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta har du rätt att få uppgifterna rättade eller raderade med de begränsningar som följer av gällande lagstiftning och rätten att behandla uppgifter.
Begränsning av användning
Om du anser att de personuppgifter vi har registrerat om dig är fel, eller om du har några invändningar mot användningen av uppgifterna kan du begära att vi begränsar användningen av uppgifterna till lagring. Användningen kommer att begränsas till endast lagring fram till dess att det kunnat fastställas att uppgifterna är korrekta.
Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Observera att om du återkallar ditt samtycke kanske vi inte kan erbjuda dig specifika tjänster eller produkter. Observera också att vi trots din återkallelse har rätt att använda dina personuppgifter för vår användning som grundat sig på ditt samtycke, till exempel för att fullgöra ett avtal som vi har ingått med dig, eller om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
Dataportabilitet
Om vi använder uppgifter på grundval av ditt samtycke, eller till följd av ett avtal med dig, och uppgiftsbehandlingen är automatiserad har du rätt att erhålla en kopia av de uppgifter du har lämnat till oss i ett elektroniskt maskinläsbart format.

KONTAKTUPPGIFTER OCH KLAGOMÅL
Du är alltid välkommen att kontakta stiftelsen om du har frågor om din rätt till skydd av dina personuppgifter och om hur vi registrerar och använder dina personuppgifter. Du når oss genom att använda kontaktformuläret på hemsidan.
Du kan också lämna ett klagomål till Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm, eller via e-post till datainspektionen@datainspektionen.se